كيف تعمل الملاحظات السريعة على تعزيز الأداء

"كيف حالك؟" "هل سارت الأمور على ما يرام؟" "ما الذي يمكنني فعله بشكل مختلف في المرة القادمة؟"

يتوق الموظفون إلى الحصول على تعليقات من قادتهم ومديريهم وأقرانهم. إنهم يريدون اكتساب رؤى تعزز قدراتهم وإمكاناتهم المستقبلية. وأكثر من أي وقت مضى ، تعد التعليقات أمرًا محوريًا لإشراك الموظفين: تُظهر بيانات Gallup أنه عندما يوافق الموظفون بشدة على تلقيهم "تعليقات ذات مغزى" في الأسبوع الماضي ، فإن احتمالية مشاركتهم تزيد أربع مرات تقريبًا عن الموظفين الآخرين.

ومع ذلك ، مع تحرك الأعمال بسرعة فائقة ، من المغري الانتقال إلى المهمة أو الهدف التالي بعد عرض تقديمي للعميل أو نوبة عمل مزدحمة. لكن ردود الفعل الهادفة لا تعيق الأداء - إنها تغذيه.

كلمة المنطوق هنا ذات مغزى : ليست كل التعليقات متساوية. في تجربة Gallup مع العملاء ، غالبًا ما تكون التعليقات عبارة عن مناقشة مطولة بين الموظف والمدير تتطلب عملًا مسبقًا للمديرين لتقييم أداء الموظف خلال الأشهر الأخيرة. في عالم اليوم سريع الخطى ، يعتبر هذا السيناريو غير عملي وغير فعال ويصعب تنفيذه.

هناك طريقة أكثر جدوى - ويسهل الوصول إليها - لتقديم الملاحظات بسرعة وبشكل متكرر ، ولهذا السبب قد تجد المنظمات أنه من المفيد إعادة صياغة نهجها إلى "التعليقات السريعة".

يجعل منهج الملاحظات السريعة تقديم الملاحظات أسهل وأكثر وضوحًا للمديرين ، الذين غالبًا ما يجدون النشاط مخيفًا ومربكًا. عندما تكون التعليقات سهلة وشائعة ، يمكن للجميع الشعور بالراحة والابتعاد عن معرفة ما يجب تحسينه وكيفية تحسينه. وعندما تصبح التعليقات السريعة جزءًا من القاعدة ، ستظهر ثقافة ردود الفعل الهادفة - الهدف النهائي -.

فوائد ثقافة التغذية الراجعة ذات المغزى عديدة. بيئة عمل تكون فيها التعليقات سريعة ومتكررة:

• يدعم خفة الحركة : تعمل التغذية المرتدة السريعة على تنشيط الموظفين وتمكن الفرق من إجراء تعديلات على الأداء في الوقت الفعلي أثناء التنقل والتي تخلق ميزة تنافسية.
• يلهم التميز : من المرجح أن يوافق الموظفون بقوة 3.6 مرات على أنهم متحمسون للقيام بعمل رائع عندما يقدم مديرهم ملاحظات يومية (مقابل سنوية).
• يحتفظ بالموهبة: يبحث الموظفون اليوم عن عمل يحركه الغرض ومدير يقر ويسرع تقدمهم.

من واقع خبرتنا ، تعرف العديد من المنظمات أن التغذية الراجعة المستمرة هي الأفضل ، ولكنها تواجه صعوبة في تفعيل السلوكيات المستمرة اللازمة لتحقيقها على نطاق واسع. لذلك ، فإنهم يلتزمون بالمناهج التقليدية (مثل المراجعات السنوية) التي يقوم فيها المديرون بتأخير التعليقات حتى يجدون "الوقت المناسب".

يمكن للقادة معالجة هذه المشكلة من خلال تنمية ثقافة يتم فيها تبادل الملاحظات بشكل متكرر وفعال. يكشف عملنا مع العملاء عن أذكى خطوة أولى: تمكين مديرك من تقديم ملاحظات ملهمة.

الدور المركزي للمدير في ثقافة التغذية الراجعة

المدراء الذين يستمعون باستمرار ويطرحون الأسئلة ويكتسبون السياق ويعززون الحوار قد تقدموا إلى عقلية التوجيه . يستخدم هؤلاء المديرون الأفضل في فئتهم المحادثات المستمرة لتقديم ملاحظات نشطة تحتفل بالنجاحات وتعاير الأداء.

كيف يمكن للمديرين تقديم ملاحظات مفيدة وسريعة

استنادًا إلى علم Gallup ، إليك ما يميز التعليقات التي تستغرق وقتًا طويلاً من التعليقات السريعة التي تؤدي إلى النتائج.

ردود الفعل ذات مغزى متكررة .
ردود الفعل الفعالة لها تاريخ انتهاء الصلاحية. يجب أن تكون التعليقات أمرًا شائعًا - بالنسبة لمعظم الوظائف ، بضع مرات في الأسبوع. يتذكر الأشخاص تجاربهم الأخيرة بشكل أفضل ، لذا تكون الملاحظات أكثر قيمة عندما تحدث فورًا بعد إجراء ما.

يجب على المديرين الحفاظ على حوار مستمر مع الموظفين - باستخدام المحادثات التي تقدم ملاحظات في الوقت المناسب وفي الوقت الحالي تكون ملهمة ومفيدة وقابلة للتنفيذ. على سبيل المثال ، قد يختتم المدير اجتماعًا للفريق بتعليق حول مدى تقديره للفريق الذي يحضر الاجتماع بأفكار مدروسة جيدًا حول المبادرة الجديدة. يسلط تعليق المدير الضوء على فوائد إعداد الفريق ويقترح استراتيجيات لجعل الاجتماع التالي أكثر كفاءة.

يعطي أفضل المديرين أيضًا الأولوية للاستماع النشط ، مما يجعل الملاحظات طريقًا ذا اتجاهين بدلاً من مجرد إعلان ملاحظاتهم الشخصية. عندما يسأل المدير موظفًا عن وجهة نظره ، فمن المرجح أن يمتلك الموظف دوره ، وأن يصبح متعاونًا بارزًا ويفعل ما هو الأفضل للمؤسسة.

تركز ردود الفعل الهادفة.
التعليقات غير الفعالة غامضة ولا تفيد التغيير. على سبيل المثال ، لن يؤدي تصنيف جميع أعضاء الفريق على نفس المقاييس العامة إلى تحديد نقاط القوة الفريدة والعمل اليومي لكل فرد.

يقوم أفضل المديرين بتخصيص الملاحظات للمواهب الطبيعية للموظفين واحتياجات الأداء. إنهم يضمنون أن التعليقات ذات صلة بمساهمات الفرد والغرض من المؤسسة - إظهار الموظفين كيف تؤثر جهودهم اليومية على الصورة الكبيرة.

عندما يتم تركيز التعليقات ، فإنها تبدو عادلة وحقيقية للموظفين لأنها تعكس مساهماتهم وضمن قدرتهم على التحكم. ومن خلال توضيح التوقعات ، يساعد المديرون الموظفين على توجيه جهودهم نحو الأهداف الصحيحة ومؤشرات الأداء الرئيسية.

ردود الفعل ذات مغزى موجهة نحو المستقبل .
إن العزف على الأخطاء الفادحة السابقة للموظف ليس شيئًا سوى التحفيز. يمكن للمديرين إلهام النمو من خلال التأكيد على اللحظة الحالية وما هو مستقبلي - التعرف على إنجازات الموظفين وإزالة العوائق في المستقبل. ما الذي يمكننا القيام به لنصبح أفضل؟ كيف يمكننا الاستعداد للمستقبل؟ ماذا تعلمت من هذه المرحلة؟

هذا لا يعني أن المديرين لا ينبغي أن يعترفوا بالماضي: التفكير يسهل التعلم. لا يبحث أفضل العمال الموهوبين فقط عن "الشعور بالرضا" - فهم يريدون أن يتم دفعهم ليكونوا في أفضل حالاتهم.

يمكن للمديرين معالجة أوجه القصور بطريقة بناءة من خلال التركيز على السلوكيات المميزة بدلاً من خصائص الموظفين. يجب أن يحافظوا على تطوير الموظفين كهدف لهم.

هذا مثال:

• التعليقات غير المفيدة: "عرض العميل الذي قدمته في الربع الأخير أضر بنا حقًا ... بصراحة ، لست متأكدًا من أنه يمكننا استعادة العلاقة."
• تعليقات ذات مغزى (مباشرة بعد العرض التقديمي أو في وقت لاحق من ذلك اليوم): "كيف تعتقد أن العرض التقديمي سار؟ لقد لاحظت أن لدى العميل بعض الأسئلة التي يبدو أنها تشير إلى أنه لم يتابعها. ما الذي يمكننا فعله في المرة القادمة للتغلب على ذلك ؟ "

يحتاج القادة إلى خلق ثقافة تنموية تركز على الأداء

فيما يلي ثلاثة إجراءات يجب أن يتخذها القادة اليوم لخلق جو يتردد فيه ردود الفعل الهادفة:

1. حول مديرك إلى مدربين.

التدريب هو مجموعة مهارات فريدة يحتاج المديرون إلى صقلها. لحسن الحظ ، فإن تطوير المدير الصحيح يزيل الغموض عن التدريب ويطور عقلية المدير - مما يمنحهم بالضبط ما يحتاجون إليه ليصبحوا من هواة التدريب الذين يقدمون ملاحظات ممتازة.

2. اضبط ممارسات الإدارة ومقاييس الأداء.

حان الوقت للتخلي عن المراجعات السنوية لصالح محادثات التدريب الخمس التي تم إثباتها علميًا لتحسين الأداء. يجب على القادة تقييم نهجهم الحالي في إدارة الأداء ، ثم تنفيذ التغييرات اللازمة للتحول إلى تطوير الأداء الغني بالتغذية الراجعة.

3. كن مبشر للتغذية الراجعة.

في ثقافة العمل التي تركز على التنمية ، لا تعتبر الملاحظات حدثًا أحادي الاتجاه ومن أعلى إلى أسفل. يجب على الأفراد والمديرين والقادة تقديم الملاحظات وتلقيها - إظهار التقدير لجهود بعضهم البعض من خلال حوار صريح ومنفتح ومستمر. تعزز التغذية الراجعة من نظير إلى نظير العلاقات والتعاون بين الإدارات.

يجب أن يتخذ القادة الخطوة الأولى: نموذج السلوكيات التي تريد أن يعرضها مديرك من خلال مشاركة "التعليقات السريعة" معهم . ساعد مديرك على تقديم ملاحظات مفيدة من خلال إعطاء الأولوية لتطوير المدير. ثم شاهد حيث تعمل ثقافة الملاحظات الخاصة بك على تسريع الإنتاجية والمشاركة في مكان العمل.