10 เคล็ดลับสำคัญสำหรับการเข้าร่วมการประชุมทีม

เราใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการทำงาน และส่วนใหญ่ในที่ทำงานก็อยู่ในการประชุม ในความเป็นจริง การศึกษา Reclaim เมื่อเร็ว ๆ นี้เปิดเผยว่าผู้เชี่ยวชาญโดยเฉลี่ยมากกว่าครึ่งหนึ่งของเวลาทำงานมาตรฐาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ที่เข้าร่วมการประชุมทีม

แล้วเราจะทำให้ชั่วโมงเหล่านั้นมีค่าได้อย่างไร?

แทนที่จะกลัวการประชุมครั้งต่อไป ให้มองว่าเป็นโอกาส เป็นโอกาสที่จะได้เรียนรู้สิ่งที่เกี่ยวข้องกับงานที่คุณทำทุกวัน คุณสามารถแก้ไขปัญหาหรือแบ่งปันแนวคิดใหม่ๆ หากคุณหวังว่าจะได้เลื่อนตำแหน่ง เป็นวิธีที่ดีในการสร้างความประทับใจให้เจ้านายของคุณด้วยทักษะการทำงานเป็นทีมที่ยอดเยี่ยมของคุณ

ต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมหรือไม่ อ่านเคล็ดลับ 10 ข้อของเราเกี่ยวกับวิธีใช้ประโยชน์สูงสุดจากการประชุมทีมของคุณ

1. ทบทวนวาระการประชุม

หัวหน้าทีมสร้างกำหนดการด้วยเหตุผล โดยจะจำกัดขอบเขตของการประชุมเพื่อประหยัดเวลา ทำให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน และช่วยให้คุณเตรียมการล่วงหน้าได้

ใช้เวลาก่อนการประชุมเพื่อดูหัวข้อที่วางแผนไว้ อ่านเอกสารที่เกี่ยวข้อง โครงการ หรือปัญหาการทำงาน จดคำถาม ข้อกังวล หรือความคิดที่คุณมี หากเป็นไปได้ ให้รวบรวมข้อมูลที่จำเป็นเพื่อสนับสนุนข้อโต้แย้งหรือข้อเสนอของคุณ

คุณจะได้รับประโยชน์มากขึ้นจากการประชุมหากคุณทำการบ้านเสร็จแล้ว คุณสามารถมุ่งความสนใจไปที่ใครก็ตามที่พูดได้ตั้งแต่เริ่มต้น และคุณจะรู้สึกสบายใจมากขึ้นในการมีส่วนร่วมในการอภิปราย

2. มาถึงก่อนเวลา

การตรงต่อเวลาเป็นเรื่องปกติ ทุกคนต่างยุ่งอยู่กับงาน และการต้องรอให้ผู้ที่พลัดหลงมาเริ่มการประชุมเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการทำให้ตารางงานของเพื่อนร่วมงานของคุณยุ่งเหยิง — และทำให้พวกเขาเกลียดคุณ

มาถึงก่อนเวลาสักนิดก็ยังดี วิธีนี้จะช่วยให้คุณหาที่นั่งและเตรียมเอกสารหรืออุปกรณ์ที่จำเป็นได้อย่างใจเย็น นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณจะทำการนำเสนอในรูปแบบใด ๆ ในระหว่างการประชุม

สิ่งนี้สำคัญยิ่งกว่าสำหรับการประชุมเสมือนจริง เริ่มก่อนเวลาไม่กี่นาทีเพื่อให้แน่ใจว่าเสียง วิดีโอ และการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณทำงานได้อย่างถูกต้อง

3. ใช้ปุ่ม “ปิดเสียง” อย่างชาญฉลาด

ปริมาณการใช้ปุ่ม "ปิดเสียง" ในแฮงเอาท์วิดีโอจะขึ้นอยู่กับประเภทของการประชุมและจำนวนผู้เข้าร่วม โดยทั่วไป คุณต้องการปิดเสียงเมื่อคุณไม่ได้พูด อาจทำให้เสียสมาธิได้อย่างไม่น่าเชื่อสำหรับหัวหน้าทีมเมื่อได้ยินคน 10 คนสับกระดาษ ดื่มกาแฟ หรือพยายามทำให้สุนัขเห่าเงียบ

หากเป็นเพียงการประชุมให้ข้อมูล โดยมีคนพูดคนเดียว คุณน่าจะ "ปิดเสียง" ตลอดเวลาเพื่อหลีกเลี่ยงการก่อกวนโดยไม่ตั้งใจ สำหรับการประชุมขนาดเล็กที่ต้องการความร่วมมือในทีมจำนวนมาก คุณไม่จำเป็นต้องกดปุ่ม "ปิดเสียง" บ่อยขนาดนั้น

4. กำจัดสิ่งรบกวน

เช่นเดียวกับที่คุณต้องการให้สภาพแวดล้อมที่บริสุทธิ์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในขณะทำงาน พยายามกำจัดสิ่งรบกวนจากการประชุม ซึ่งหมายถึงการปิดเสียงโทรศัพท์ของคุณและปิดการแจ้งเตือนบนแท็บเล็ตหรือแล็ปท็อปของคุณ หากคุณเป็นคนสุดท้ายที่เข้าไปในห้อง ให้ปิดประตูเพื่อกันเสียงรบกวนจากสำนักงาน

การควบคุมเสียงรบกวนรอบข้างเป็นหนึ่งในกฎสำคัญของการประชุมทางวิดีโอ ดังนั้นให้พยายามโทรเข้าจากห้องปิดหรือมุมเงียบๆ ของบ้าน หากคุณเข้าสู่ระบบจากระยะไกล ภาพอาจทำให้เสียสมาธิได้เช่นกัน ใช้พื้นหลังจำลองหากคุณไม่สามารถกำจัดความเป็นไปได้ของสัตว์เลี้ยงหรือเพื่อนร่วมห้องที่เดินเล่นอยู่ในพื้นหลังได้

5. ให้ความสนใจ

แม้ว่ามันอาจจะดึงดูดใจก็ตาม หลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่างพร้อมกันในระหว่างการประชุม แม้ว่าคุณจะเข้าร่วมแบบเสมือนจริง เพื่อนร่วมงานของคุณสามารถบอกได้เมื่อคุณตอบอีเมลหรือเรียกดูสื่อสังคมออนไลน์พร้อมๆ กัน เป็นการไม่ให้เกียรติผู้พูด และอาจน่าอายเมื่อคุณถูกเรียกร้องให้แสดงความคิดเห็นและคุณไม่ได้ให้ความสนใจ

วิธีที่ดีที่สุดในการประชุมที่มีประสิทธิผลคือการฝึกฟังอย่างกระตือรือร้น ซึ่งหมายถึงการให้ความสำคัญกับผู้พูดและข้อความที่พวกเขากำลังพยายามสื่อ เปิดใจและอย่าใช้เวลาทั้งหมดคิดหาข้อโต้แย้ง รักษาภาษากายเชิงบวกเพื่อแสดงว่าคุณกำลังฟังอยู่

6. มีส่วนร่วมตามความเหมาะสม

การประชุมทีมจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อมีข้อมูลจากทุกคน นี่คือสิ่งที่การเตรียมงานของคุณมีประโยชน์ หากหัวหน้าทีมถามคำถามหรือข้อเสนอแนะ คุณควรเตรียมแนวคิดบางอย่างไว้แล้ว เพิ่มคำถามเพื่อความชัดเจนหรือวิธีแก้ปัญหาที่ระดมสมองใหม่เพื่อแสดงว่าคุณกำลังฟังในระหว่างการประชุม

พยายามคิดบวกและจดจ่อกับวาระต่างๆ หลีกเลี่ยงภาษาที่ไม่เหมาะสม ซึ่งมีมากกว่าแค่การสบถหรือคำพูดที่ไม่เหมาะสม นอกจากนี้ คุณควรหลีกเลี่ยงภาษาที่ไม่โต้ตอบ เช่น “ฉันคิดว่า” หรือ “บางทีเราอาจจะทำได้” ที่ทำให้ดูเหมือนคุณไม่แน่ใจในความคิดของคุณ พยายามหลีกเลี่ยงการบ่นมากเกินไป โทษเพื่อนร่วมงาน หรือสร้างความขัดแย้งให้กับใครก็ตามที่คุณไม่เห็นด้วย

7. อย่าขัดจังหวะ

คุณอาจจะอยากเข้าร่วมการประชุมเมื่อคุณมีคำถามหรือต้องการเพิ่มความคิดเห็นของคุณในหัวข้อที่มีการโต้เถียง ต่อต้านการกระตุ้นนั้น ถ้ามีคนแบ่งปันข้อมูลและแนวคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้ ปล่อยให้พวกเขาทำให้เสร็จ เสียงของพวกเขามีความสำคัญพอๆ กับเสียงของคุณ และการขัดจังหวะพวกเขาถือเป็นเรื่องหยาบคายและอาจทำให้คุณรู้สึกเกลียดชังอย่างรุนแรงจากเพื่อนร่วมงานและเจ้านายของคุณ

การบุกเข้ามาอย่างต่อเนื่องอาจทำให้การสนทนาหยุดชะงักและทำให้การประชุมดำเนินไปนานขึ้น พยายามรอให้การอภิปรายสงบลงหรือเมื่อผู้นำขอความคิดเห็น อาจยากกว่าที่จะเข้าใจความหมายเมื่อคุณเป็นผู้เข้าร่วมเสมือน ดังนั้นลองใช้ฟีเจอร์ "ยกมือ" หรือแชทเพื่อเข้าร่วมด้วยความเคารพ

8. หลีกเลี่ยงการพูดพล่อยๆ

เมื่อคุณรู้สึกสบายใจกับเพื่อนร่วมงาน การสนทนาอาจดำเนินไปอย่างอิสระและไม่เป็นทางการมากขึ้น นั่นเป็นสิ่งที่ดีสำหรับการประชุมระดมความคิดและการประชุมอื่น ๆ ที่ยินดีต้อนรับการป้อนข้อมูลที่สร้างสรรค์ มันจะกลายเป็นปัญหาเมื่อผู้คนเริ่มแตกประเด็นเป็นบทสนทนาที่แยกจากกันและการประชุมก็สูญเสียทิศทางไป

สิ่งนี้ไม่ดีอย่างยิ่งเมื่อการสนทนาด้านข้างนั้นไม่เกี่ยวข้องกับงานด้วยซ้ำ เมื่อเจ้านายของคุณพยายามแก้ปัญหางบประมาณ การเริ่มพูดคุยเรื่องคะแนนกีฬาหรือกิจกรรมการกุศลของบุตรหลานเป็นสิ่งที่ไม่เป็นประโยชน์และไม่เหมาะสม บันทึกหัวข้อเหล่านั้นสำหรับนอกการประชุมและหันความสนใจของคุณไปที่วาระการประชุมของกลุ่ม

9. จดบันทึก

การประชุมจะไม่เกิดผลหากคุณลืมข้อมูลครึ่งหนึ่งในหนึ่งชั่วโมงต่อมา ใช้แล็ปท็อปของคุณเพื่อเพิ่มบันทึกในแต่ละรายการในวาระการประชุม ใส่วันประชุมในอนาคตลงในปฏิทินงานของคุณทันที ตั้งการเตือนในโทรศัพท์ของคุณสำหรับโครงการใดๆ ที่คุณถูกขอให้ทำ

พนักงานหลายคนยังคงใช้ปากกาและกระดาษในการจดบันทึกที่เป็นประโยชน์ระหว่างการประชุมอย่างเงียบๆ การเขียนทางกายภาพได้รับการพิสูจน์แล้วว่าทำให้ข้อมูลในหน่วยความจำของคุณแน่นขึ้น พิจารณาการสร้างสรรค์ด้วย การวิจัยแสดงให้เห็นว่าการวาดแผนผังลำดับงาน แผนภาพ หรือภาพประกอบอื่นๆ นั้นดีกว่าการเขียนข้อความเพื่อเพิ่มการเรียกคืนข้อมูล

10. ติดตาม

การประชุมที่มีประสิทธิภาพควรดำเนินต่อไปอย่างมีคุณค่าหลังจากเสร็จสิ้น คุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการทำงานใดๆ ที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสิ้น มีบทบาทอย่างแข็งขันในการดำเนินการตามการเปลี่ยนแปลงที่แนะนำในเวิร์กโฟลว์ การเปลี่ยนแปลงของทีม หรือโครงการใหม่ ทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมอย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับแนวคิดที่เสนอในระหว่างการประชุม

ติดตามบันทึกการประชุมของคุณเพื่อให้คุณสามารถอ้างอิงได้ในอนาคต ไม่ว่าจะเป็นไฟล์จริงหรือไฟล์ออนไลน์ หรือรายการในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณ ให้จัดเก็บในลักษณะที่เข้ากันได้กับสไตล์การทำงานของคุณมากที่สุด

ความคิดสุดท้าย

การประชุมก็เหมือนกับหลายๆ อย่างในชีวิต คุณจะได้อะไรจากสิ่งที่คุณใส่ลงไป

ด้วยการวางแผนเพียงเล็กน้อย ความพยายามและการฝึกฝนทักษะการฟังของคุณ คุณสามารถช่วยให้การประชุมทีมมีประสิทธิภาพและมีประโยชน์มากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นกับเพื่อนร่วมงานและสร้างความประทับใจให้เจ้านายของคุณ เหนือสิ่งอื่นใด ยิ่งคุณและทีมของคุณได้รับประโยชน์จากการประชุมมากเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งต้องมีน้อยลงเท่านั้น!

คุณสามารถแบ่งปันเคล็ดลับอะไรเกี่ยวกับการใช้ประโยชน์สูงสุดจากการประชุมทีมของคุณ เข้าร่วมการสนทนาด้านล่างและแจ้งให้เราทราบ!